Ochrana osobních údajů

1. Správce osobních údajů

KAPP – Klinika aplikované psychoterapie a psychiatrie s.r.o.

IČO: 21145563

Sídlo: Vondruškova 2311/3a, 323 00 Plzeň

E-mail: info@kappklinika.cz

Web: https://kappklinika.cz

Společnost poskytuje poradenskou psychoterapii a související služby mimo systém zdravotních služeb. Případné budoucí poskytování zdravotních služeb bude upraveno odpovídajícím právním a dokumentačním režimem.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

V závislosti na využívané službě můžeme zpracovávat:

• Identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, e-mailová adresa a případně telefonní číslo.
• Rezervační údaje: zvolená služba, termín setkání a související komunikace.
• Informace související s terapeutickou spoluprací: údaje dobrovolně sdělené během setkání a stručné pracovní poznámky nezbytné pro kontinuitu spolupráce.
• Fakturační a platební údaje: informace potřebné pro vystavení dokladů a vedení účetnictví.
• Technické údaje: údaje nezbytné pro fungování, zabezpečení a správu webových stránek.

Terapeutické poznámky mohou obsahovat také zvláštní kategorie osobních údajů, například informace o zdravotním či psychickém stavu.

Zpracováváme pouze údaje odpovídající účelu spolupráce. Klient není povinen sdělovat informace, které pro poskytování konkrétní služby nejsou nezbytné.

3. Účely a právní základy zpracování

Rezervace, komunikace a poskytování služeb

Údaje potřebné pro objednání termínu, komunikaci a poskytování služeb zpracováváme podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, tedy za účelem uzavření a plnění smluvního vztahu.

Terapeutické poznámky a citlivé informace

Informace nezbytné pro poskytování poradenské psychoterapie zpracováváme za účelem terapeutické spolupráce. Pokud jde o zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR, jejich zpracování opíráme o výslovný souhlas klienta podle čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR.

Klienta o způsobu práce s těmito informacemi informujeme v rámci zahájení spolupráce. Bez nezbytného zpracování některých informací nemusí být možné danou službu odpovídajícím způsobem poskytovat.

Účetnictví a zákonné povinnosti

Účetní a daňové údaje zpracováváme podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR na základě příslušných právních předpisů.

Ochrana práv a oprávněných zájmů

V nezbytných případech můžeme údaje uchovávat pro ochranu právních nároků a zabezpečení našich systémů podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Pokud by přitom bylo nezbytné zpracovávat zvláštní kategorie údajů k uplatnění nebo obhajobě právních nároků, postupujeme podle čl. 9 odst. 2 písm. f) GDPR.

Marketingová komunikace

Pokud se samostatně přihlásíte k odběru newsletteru, můžeme zpracovávat vaši e-mailovou adresu za tímto účelem na základě souhlasu. Odběr lze kdykoliv ukončit.

4. Zvukové záznamy a odborná supervize

V rámci odborného vzdělávání, vlastní terapeutické reflexe a supervize mohou být po předchozí domluvě pořizovány zvukové záznamy terapeutických sezení.

Pořizování zvukových záznamů není automatickou ani povinnou součástí služby.

Záznam lze pořizovat pouze s předchozím dobrovolným a prokazatelným souhlasem všech nahrávaných účastníků.

Klient může nahrávání odmítnout, aniž by tím byla ovlivněna poskytovaná péče. Souhlas může také odvolat.

Záznamy jsou určeny pouze pro předem sdělené odborné účely. Při supervizi upřednostňujeme anonymizované informace, pokud to povaha odborné konzultace umožňuje.

Případné zpracování identifikovatelných terapeutických materiálů externími nástroji umělé inteligence představuje samostatný způsob zpracování, který vyžaduje odpovídající právní základ a předchozí informování klienta. Souhlas s nahráváním sám o sobě takové zpracování nezahrnuje.

5. Jak dlouho údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro stanovený účel.

• Rezervační a kontaktní údaje: zpravidla nejdéle 2 roky od posledního kontaktu.
• Terapeutické poznámky: po dobu spolupráce a následně 3 roky od posledního sezení.
• Zvukové záznamy: nejdéle 90 dní od jejich pořízení, pokud není nezbytná kratší doba nebo neexistuje samostatný zákonný důvod pro další uchování.
• Evidence souhlasů s nahráváním: po dobu uchování záznamu a následně zpravidla 3 roky pro doložení uděleného souhlasu.
• Účetní a daňové doklady: podle příslušných právních předpisů, zpravidla 5 let, v zákonem stanovených případech 10 let.

Pokud je delší uchování nezbytné pro splnění zákonné povinnosti nebo ochranu právních nároků, může být doba uchování odpovídajícím způsobem prodloužena.

Po uplynutí příslušných lhůt jsou údaje bezpečně odstraněny nebo anonymizovány.

6. Kdo může mít k údajům přístup

Osobní údaje jsou zpřístupňovány pouze v nezbytném rozsahu osobám, které je potřebují pro poskytování nebo technické zajištění služeb.

V rámci provozu můžeme využívat zejména následující systémy a poskytovatele:

• TidyCal (Sumo Group Inc.): rezervační systém a správa termínů.
• Google Calendar: organizace termínů.
• Notability (Ginger Labs): vedení pracovních poznámek.
• Apple iCloud: ukládání a synchronizace pracovních souborů.
• Google NotebookLM: nástroj pro práci s odbornými materiály; případné zpracování identifikovatelných klientských údajů vyžaduje samostatné posouzení a odpovídající podmínky.
• mPohoda: fakturační a účetní evidence.
• WEDOS a poskytovatelé e-mailových služeb: provoz webu a elektronická komunikace.

Někteří poskytovatelé mohou zpracovávat údaje mimo Evropský hospodářský prostor, zejména v USA. Takové předávání musí být zabezpečeno v souladu s požadavky GDPR, například na základě příslušného rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardních smluvních doložek.

Bližší informace o příjemcích údajů a použitých zárukách lze získat na kontaktní adrese správce.

Informace z terapeutických sezení nepředáváme třetím osobám pro jejich vlastní marketingové účely.

7. Jak osobní údaje chráníme

K ochraně osobních údajů používáme technická a organizační opatření odpovídající jejich citlivosti.

Zaměřujeme se zejména na omezení přístupu neoprávněných osob, zabezpečení zařízení a uživatelských účtů, ochranu cloudových úložišť a bezpečné nakládání s terapeutickými záznamy.

Podrobnosti bezpečnostních opatření nezveřejňujeme, aby nebyla narušena jejich účinnost.

8. Vaše práva

V souladu s GDPR máte zejména právo:

• požadovat přístup ke svým osobním údajům;
• požadovat opravu nepřesných nebo neúplných údajů;
• požádat o výmaz údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky;
• požadovat omezení zpracování;
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
• požadovat přenositelnost údajů v případech stanovených GDPR;
• kdykoliv odvolat udělený souhlas se zpracováním, které je na něm založeno.

Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování uskutečněného před jeho odvoláním.

Při vyřizování žádostí postupujeme v zákonných lhůtách. Některá práva mohou být omezena, pokud nám právní předpis ukládá povinnost určité údaje dále uchovávat.

Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů:

Úřad pro ochranu osobních údajů

Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

Web: https://uoou.gov.cz

9. Webové stránky a cookies

Naše webové stránky mohou využívat technické prostředky a nezbytné soubory cookies pro zajištění správného fungování a bezpečnosti webu.

Pokud používáme nepovinné analytické nebo marketingové cookies, jsou využívány pouze při splnění příslušných zákonných podmínek, včetně získání souhlasu, pokud je vyžadován.

10. Kontakt a aktualizace

V případě dotazů k ochraně osobních údajů nebo při uplatňování svých práv nás kontaktujte na:

info@kappklinika.cz

Tyto zásady mohou být aktualizovány podle změn poskytovaných služeb, používaných technologií nebo právních předpisů.

Datum poslední aktualizace: 7. listopadu 2026.